Ngopi Arsip, Bawaslu Banyuwangi Perkuat Pengelolaan Kearsipan

Banyuwangi, Selasa (20/01/2026) - Dalam rangka meningkatkan tertib administrasi dan akuntabilitas pengelolaan dokumen, Bawaslu Kabupaten Banyuwangi mengikuti kegiatan Fasilitasi Pengelolaan Arsip bagi Petugas Pengelola Arsip yang dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting.

Kegiatan ini dikemas dalam diskusi Ngopi Arsip dengan tema “Organisasi Kearsipan: Asas, SDM hingga Sarana dan Prasarana”, dan diikuti oleh 38 kabupaten/kota se-Jawa Timur.

Fasilitasi ini bertujuan untuk menyamakan pemahaman serta memperkuat komitmen petugas pengelola arsip yang telah ditunjuk melalui Surat Keputusan (SK) agar mampu menjalankan pengelolaan arsip secara tertib, aman, dan berkelanjutan. Fokus kegiatan diarahkan pada pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif sesuai dengan fungsi unit pengolah dan unit kearsipan.

Dalam pemaparan materi disampaikan bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian penting dari tata kelola organisasi. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai bukti administrasi, tetapi juga sebagai alat perlindungan serta pendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara sistematis, mulai dari penataan, penyimpanan, pencatatan, hingga penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Selain itu, fasilitasi juga menekankan penerapan prinsip sentralisasi dan desentralisasi dalam pengelolaan kearsipan. Prinsip sentralisasi diterapkan pada aspek kebijakan, pengembangan sistem, pembinaan, serta pengawasan kearsipan. Sementara itu, prinsip desentralisasi diterapkan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di masing-masing unit kerja, mengingat arsip diciptakan dan digunakan langsung oleh unit tersebut.

Dari sisi sarana dan prasarana, dijelaskan bahwa pengelolaan arsip secara ideal memerlukan dukungan ruang penyimpanan arsip, filing cabinet atau lemari arsip, rak arsip, box arsip, serta perlengkapan pendukung seperti label arsip, pocket trace, sekat atau guide arsip, dan daftar arsip. Meski belum seluruh unit kerja memiliki gedung arsip tersendiri, penataan arsip tetap dapat dilakukan secara optimal dengan memanfaatkan ruang khusus sementara yang aman dan tertata.

Melalui kegiatan fasilitasi ini, diharapkan petugas pengelola arsip di setiap unit kerja memiliki pemahaman yang sama, merasa lebih yakin dan tidak terbebani dalam menjalankan perannya, serta mampu membangun kebiasaan pengelolaan arsip yang tertib dan konsisten. Dengan pengelolaan arsip yang baik, organisasi diharapkan semakin siap mendukung transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas kinerja.